Theo chương trình Đại hội sẽ được tổ chức vào thứ Năm, ngày 15/11/2012 từ 10h30 đến 17h30 tại Hội trường Đông Đô thuộc TTTM Sapa – Praha 4- Libuš.

Ông Hoàng Đình Thắng – Chủ tịch Hội  đã báo cáo với Ban Thường vụ  chương trình dự kiến cũng như công tác chuẩn bị cho Đại hội.

Thường vụ Ban Chấp hành cũng đã thống nhất thành lập 03 tiểu ban gồm:

1. Tiểu ban Thông tin – Tuyên truyền về Đại hội do ông Trần Quang Hùng, Phó Chủ tịch Hội làm Trưởng Ban.

2. Tiểu ban Tổ chức – Nhân sự và Nội dung do ông Lê Minh Cầu, Phó Chủ tịch Thường trực Hội làm Trưởng ban.

3. Tiểu ban Lễ tân – Hậu cần do ông Nguyễn Duy Nhiên, Phó Chủ tịch Hội làm Trưởng ban.

Theo thông báo dự kiến của Ban tổ chức sẽ có khoảng 400 đại biểu và khách mời gồm phía Việt Nam và CH Séc tham dự. Trước giờ khai mạc lãnh đạo Hội sẽ tổ chức cuộc họp báo giới thiệu về Đại hội lần thứ IV – Hội người Việt Nam tại CH Séc với sự tham dự của các phóng viên, biên tập viên các hãng Thông tấn, Báo chí, Đài phát thanh, Đài truyền hình Séc và các phương tiện Thông tin – Truyền thông của cộng đồng người Việt Nam tại CH Séc./.